Clube de Autores na Europa: Uma espiada na complexidade da nossa operação

Quem olha a operação do Clube de Autores, tenho certeza, não percebe a imensa complexidade de sistemas, inteligência artificial e mecanismos que operam por trás. Esse é o objetivo deste post: permitir um entendimento dessa engenharia toda que faz com que histórias cheguem a pessoas com o máximo possível de simplicidade.

Comecemos pelo começo.

A publicação

Quando escolhe publicar um livro, o autor segue todo um processo em que define cada característica de sua obra. Ele não apenas usa um sofisticado studio de design que faz parte do processo, como pode também compra online o ISBN (a partir de onde o nosso próprio sistema faz o registro junto à Câmara Brasileira do Livro, com a qual estams integrados), escolhe características (tamanho, tipo e gramatura do papel, coloração etc.) a partir de um total de 150 diferentes combinações e define quanto quer receber de direitos autorais, opta entre publicar como impresso ou ebook ou ambos e, finalmente, decide se deseja ou não que distribuamos seu livro por livrarias e marketplaces. Simples?

Uma vez publicado, a mágica acontece.

A distribuição

Estamos integrados diretamente a uma série de marketplaces e livrarias – mas cada uma delas usa um sistema diferente. Ou seja: é como se, de maneira dinâmica, nosso sistema disponibilizasse cada livro e respectivos metadados em diversas “línguas”.

Cada loja tem também a sua característica. Umas exigem prazos diferentes de outras; umas pedem que entreguemos para seus centros de distribuição enquanto outras exigem que mandemos diretamente para o consumidor; umas compram estoque, outras operam sob demanda; os prazos de remuneração diferem; as margens cobradas diferem; umas exigem que apliquemos etiquetas de postagem com suas marcas; outras preferem não ser sequer identificadas. A única coisa que não muda é que tudo tem que ser absolutamente automatizado e que, se perdermos um único dia de prazo, perdemos também pontos que nos ajudam a aparecer com destaque em cada uma das lojas (e, consequentemente, a vender mais).

Há, portanto, uma imensidão de variáveis – mas absolutamente nenhuma margem para erro.

A pré-venda

Desde que a modalidade de pré-vendas entrou em vigor, muita coisa mudou aqui no Clube. Inclusive na operação, uma vez que ela permite que se acumule pedidos por um mês antes de imprimi-los, gerando desconto para o consumidor e mais receita para o autor.

O sistema funciona lindamente, diga-se de passagem – mas é o autor que precisa querer utilizá-lo e, caso o faça, nós não podemos distribuir para canais até esse prazo esgotar. O próprio sistema está preparado para isso, claro.

A impressão

Não trabalhamos apenas com uma gráfica. A depender do local e da característica dos pedidos, os nossos algoritmos tomam a decisão de canalizá-los para um ou outro lugar pesando tanto custos quanto prazos e capacidade produtiva em tempo real.

Os custos do mesmo livro também mudam de acordo com o local da venda – como pode ser visto no item abaixo.

A precificação com o bônus da internacionalização

Em linhas gerais, o preço de um livro é determinado no ato de sua publicação pelo próprio autor. Só que há um porém aí.

Se o livro publicado no Brasil for vendido em Portugal ou na Espanha, a gráfica utilizada será uma das duas europeias com as quais trabalhamos. E daí, pergunta você? Daí que os custos de impressão na Europa são diferentes dos brasileiros e que alguns dos papéis e gramaturas que existem no Brasil simplesmente não existem na Europa (e vice-versa).

O que nosso sistema faz? Decide automaticamente mudanças no tipo e gramatura do papel para que as distinções sejam mínimas e aplica uma correlação de custos e de câmbio em cada livro para que a operação permaneça sustentável e preserve sempre o ganho estipulado pelo autor. Isso, em tempo real, acredite, não é simples.

As entregas

Parte das entregas é feita diretamente para os centros de distribuição das lojas (como ocorre, por exemplo, com a livraria da Amazon). Mas a maior parte vai diretamente para os leitores. Como?

A depender do local ou da modalidade, usamos Correios, motoboys, UPS ou outras operadoras logísticas. Quem define com qual trabalharemos é o comprador (em alguns casos) e o próprio sistema do Clube, que opta dinamicamente (e também em tempo real) pelo melhor prazo com menor custo.

Mas há também casos híbridos, aplicados para autores que adquiriram livros em quantidade e optaram pela gestão de estoque compartilhada. Nessas situações, um controle de estoque é feito na própria gráfica, que vai utilizando os livros já impressos na medida em que eles vão vendendo. Há um ganho diferenciado para o autor nesse modelo que também é regido pelo sistema.

Os direitos autorais

Todo o extrato de direitos autorais é exibido em tempo real para o autor e os pagamentos são feitos mediante solicitação. Além de diferenças cambiais (no caso de vendas em outros países) ou de diferenças conceituais (há plataformas de ebook que remuneram de acordo com o percentual do livro lido), todo o mais é automatizado. Não haveria como ser diferente: pagamos, hoje, uma média de R$ 250 mil por mês em direitos autorais – incluindo autores que recebem dezenas de milhares de reais por mês a outros que recebem R$ 50.

Dependendo do valor, há impostos que são também retidos e prestados conta para a receita.

Os sistemas de pagamento também mudam. No Brasil, conseguimos pagar direitos autorais via PIX ou TED – algo que não ocorre, obviamente, na Europa. Direitos autorais para autores europeus devem ser pagos via PayPal (ou outro meio que ainda estamos pesquisando).

Novamente, quem define e coordena o processo inteiro é o nosso sistema.

Inteligência para o autor

Há toda uma série de informações que entregamos ao autor em seu dashboard. São dados coletados cruzando as suas vendas com as vendas de títulos similares – e que carregam algumas recomendações (baseadas nas experiências de outros livros) para que as vendas aumentem. Há ainda um mar de recomendações novas que devemos agregar ao painel, mas a base está toda lá, pronta e traduzida em gráficos atualizados em tempo real.

Estrutura fiscal

Cada país tem uma regra fiscal diferente. Livros, no Brasil, são isentos de impostos – mas nem toda a operação que viabiliza os livros o é. Aliás, as regras tributárias no Brasil são tão absolutamente complexas que eu não saberia nem por onde começar a descrevê-las aqui, em um post. Na Europa, no entanto, tudo muda: há o IVA (imposto de valor agregado) aplicado na hora da venda e pronto. Nos EUA, cada estado tem sua regra. Na América Latina, o mundo é outro.

Não é fácil – mas temos uma operação fiscalmente eficientíssima, tocada por sistemas inteiros à parte, que se adequa automaticamente a toda e qualquer situação e que é conferida por uma das grandes firmas internacionais de auditoria todo ano para garantir que tudo esteja perfeito.

O atendimento

Há todo um fluxo de atendimento otimizado aqui, incluindo desde ferramental específico a regras. O sistema do Clube funciona com tanta eficiência (e peço perdão pela imodéstia) que, hoje, nossa demanda realmente é pequena. Mas, pequena ou grande, damos conta de tudo o mais rapidamente possível e com o máximo de atenção.

O atendimento ao autor e ao leitor, aliás, é a chave que destranca novas ideias e projetos, que faz o Clube evoluir.

As exceções

Nós somos uma empresa latinoamericana. O que isso significa? Que não crescemos aprendendo que processos e sistemas podem ser 100% autônomos.

Há brechas no nosso mundo. Chegam, às vezes, ordens judiciais nos proibindo de depositar direitos autorais para um determinado escritor e nos ordenando a transferir seus recebíveis para eventuais credores que venceram batalhas jurídicas. Em outras vezes, os sistemas dos marketplaces caem, nos impedindo de “executar” os pedidos antes dos prazos se finalizarem. Há momentos em que o próprio sistema do nosso banco cai justamente na data em que os pagamentos devem ser feitos, nos exigindo um malabarismo intenso para não atrasar nada nunca (uma regra sagrada aqui). E há incontáveis outras situações fora da caixa que precisamos resolver rapidamente.

Há, aliás, tantas situações fora da caixa que criamos uma espécie de caixa para elas, um método para “processualizar gambiarras” evitar que a operação pare ainda que por minutos. É difícil. Demanda tempo. Demanda energia. Demanda, sobretudo, criatividade operacional. Mas funciona.

O dia-a-dia

Nosso dia-a-dia segue assim. Somos poucos, em um time com menos de 10 pessoas coordenando e executando tudo. Somos espalhados e diversos. Mas somos unidos.

O time do Clube trabalha no Clube desde sempre, cada um tendo clara tanto a sua responsabilidade direta quanto a abertura absoluta para contribuir com a operação.

E, assim, seguimos gerindo nossos números e indicadores de negócio de perto, ouvindo o que cada autor e leitor fala com atenção, decidindo novos desenvolvimentos e empreitadas, testando hipóteses, conversando com o mercado (divulgando essas conversas, por exemplo, em posts como esse e no podcast), apagando pequenos incêndios, aprendendo e aplicando e testando e aprendendo e aplicando e testando e aprendendo e aplicando e testando.

E esses somos nós. Obviamente que há mais – muito mais – que eu poderia falar aqui tanto dos sistemas quanto do time. Mas queria apenas permitir uma espécie de espiada, meu caro colega autor, nessa sinfonia de complexidade que é uma plataforma como o Clube de Autores. Sinfonia, diga-se de passagem, composta a partir do ar uma vez que fomos e somos pioneiros, tendo inaugurado esse mercado no Brasil e fazendo o mesmo agora em muitos dos países europeus.

Bom… novamente peço desculpas pela falta de modéstia.

E abro caminho para um assunto que gostaria de falar na semana que vem: de onde estamos tirando a inspiração para os planos futuros.

A ser continuado na próxima terça-feira

Acompanhe a jornada do Clube de Autores para novos mercados, em tempo real, neste link: www.clubedeautores.com.br/jornada